Dipendente lavora da casa (Imagoeconomica)
Nelle aziende italiane e allo stesso tempo nel settore della Pubblica Amministrazione si sta diffondendo il fenomeno dello Smart Working. Nonostante se ne senta parlare sempre di più, il concetto può apparire non chiaro immediatamente.
Smartworking, ripassiamo il concetto
Lo smart working non deve assolutamente essere accostato al concetto di telelavoro o Remote Working. Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano il Lavoro Agile viene definito come una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. Lo Smart Working, dunque, è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda, che rimuove vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità. Un lavoratore che intende approcciarsi al modello dello Smart Working, quindi, di cosa avrà bisogno? FOCUS/ Smart working, 5 tool fondamentali per lavorare al meglio
Pc e buona connessione Internet
La definizione di Smart Working riportata nella Legge n. 81/2017, pone l'accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l'accordo individuale e sull'utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto, come ad esempio pc portatili, tablet e smartphone.
Ciò non dovrebbe rappresentare un grande problema, poiché secondo un rapporto Auditel-Censis il 67,1% delle famiglie italiane ha un personal computer, mentre il 75% ha la possibilità di usufruire di una connessione a banda larga. L’accesso a Internet, dunque, rappresenta un elemento essenziale.
Software collaborazione lavorativa
Se l’accesso a Internet e il possesso di un PC rappresentano gli elementi base per la buona riuscita di un progetto in Smart Working, i software necessari a collaborare a distanza tra colleghi sono lo step successivo. Senza collaborazione lavorativa non può funzionare il lavoro agile.
Uno tra i primi software collaborativi per aziende ad avere successo è stato Slack, creato dall’omonima startup di San Francisco nel 2014. Slack ha tutte le sembianze di una chatroom, che consente lo scambio di messaggi in tempo reale, validi sostituti delle e-mail. Tutto, sulla piattaforma, è pensato per agevolare al massimo il flusso di informazioni necessario alla collaborazione in azienda. Slack permette anche di integrare altri software, come sistemi di scrittura, calendari, posta e decine di altri servizi.
Pochi anni dopo, nel 2017, Microsoft ha lanciato Microsoft Teams, seguito da Hangout Meet lanciato da Google e da Workplace lanciato da Facebook.
Condividere significa anche avere a sempre a disposizione file e documenti con i quali lavorare. E, in questo senso, l’epoca digitale ha portato con sé moltissimi strumenti capaci di centrare l’obiettivo. Google Drive, WeTransfer, One Drive e Dropbox servono proprio a questo.
La gestione e organizzazione di progetti può diventare smart e agevole grazie all’app Trello. Già nella sua versione gratuita consente la creazione di bacheche tematiche condivisibili, ma anche di liste, schede, checklist e allegati illimitati.
Per chi non ha a casa una stampante/scanner la soluzione è a portata di smartphone con CamScanner, l’applicazione (in versione sia gratuita che pro) che permette di digitalizzare, sincronizzare, condividere e gestire contenuti in diversi formati.
Comunicazione costante
Oltre ai software necessari per tenere sotto controllo l’avanzamento dei progetti o le scadenze da rispettare, lo Smart Working richiede una comunicazione costante tra collaboratori.
FOCUS/ Tre capisaldi da non dimenticare
Proprio per questo, esistono tool e piattaforme che permettono di effettuare chiamate e videochiamate gratuitamente.
Per quanto riguarda le videochiamate, Skype resta la app più scaricata, seguita da Zoom. Quest’ultima, intuitiva e molto semplice nella sua interfaccia, non richiede un elenco di contatti ma solo la condivisione di un link. Nella versione gratuita le videochiamate a due hanno durata illimitata, mentre quelle collettive (fino a 100 partecipanti) hanno durata massima di 40 minuti. Come su Skype si può condividere lo schermo, registrare la videochiamata e condividere immagini e documenti.