Charlie Chaplin in una scena del film 'Tempi Moderni'
Roma, 19 dicembre 2016 - Come disciplina, il time management, ossia la gestione del tempo, è relativamente recente benché un precursore sia considerato Benjamin Franklin, uno dei padri fondatori degli Stati Uniti, al quale è attribuita la massima «il tempo è denaro». Fare un uso razionale ed efficace del tempo è un’esigenza per tutti i comuni mortali. Il tempo, si suol dire, vola. Ma se vola è importante essere il pilota. Qui sotto, distillato dalle esperienze dei maggiori esperti in materia, un decalogo spicciolo per essere più padroni e meno prigionieri.
Legge di Parkinson - Il Parkinson in questione non ha nulla a che vedere con il medico che identificò la malattia degenerativa che reca il suo nome. Si tratta di Cyril, uno storico che in un saggio del 1958 teorizzò che «il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile». Cosa significa? Che a troppe cose finiamo per dedicare molto più del tempo del necessario. Prima regola: quale che sia l’attività che stiamo per iniziare, stimiamo il tempo che occorrerà e diamoci un termine, sforzandoci di rispettarlo.
Ladri di tempo - Un esempio per tutti: una ricerca ha calcolato che nei lavori d’ufficio in genere 38 ore l’anno si perdono frugando fra scartoffie o archivi informatici per cercare quelle cose che quando servono non si trovano mai. Seconda regola: compiliamo una lista delle attività futili, superflue o troppo ripetitive che rubano tempo e valutiamo come eliminarle o ridurle.
Triage - Definisce il sistema con il quale in un pronto soccorso si stabilisce un ordine di priorità: codice rosso (emergenza), giallo (urgenza non differibile), verde (urgenza differibile), bianco (nessuna urgenza). Terza regola: predisponiamo una task list, cioè un elenco delle cose da fare, e determiniamo a quali dare la precedenza e quali mettere in coda.
Metodo Eisenhower - Porta il nome del generale che guidò lo sbarco in Normandia e fu presidente degli Stati Uniti. Consiste nel classificare le cose da fare in base a criteri di urgenza e di importanza, inserendole in quattro quadranti: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti. Quarta regola: occupiamoci senza indugi delle cose importanti e urgenti ma riserviamo adeguate porzioni di tempo per le cose importanti, benché non urgenti, che spesso sono quelle che fanno la differenza. Se non lo facciamo, salteranno inevitabilmente fuori presunte cose urgenti,ma di scarso rilievo, ad ingombrare le nostre giornate.
Timeboxing - Ovvero suddividere il tempo in scatole e definire quali attività dovranno contenere. La cosiddetta soglia d’attenzione, cioè la capacità di restare concentrati su ciò che si fa, raramente oltrepassa i tre quarti d’ora. Quinta regola: frazioniamo la giornata in sessioni di 30 o 45 minuti, ciascuna con un compito preciso. Saremo meno dispersivi.
Legge di Murphy - La si deve a un ingegnere americano. Postula che per quanto bene si programmi, alla fine quasi sempre qualche problema si verificherà. Sesta regola: non esageriamo nella pianificazione e limitiamoci a definirla al 60 per cento. Prevediamo che possano esserci imprevisti.
Dieta degli scarabei - Gli scarabei hanno disgustose abitudini alimentari, che non è il caso di illustrare. Kirsty O’Callaghan, uno studiosa australiana, li paragona alle cose che ci secca maledettamente fare e suggerisce di mangiarsene uno ogni giorno. Settima regola: non procrastiniamo le cose più fastidiose, anzi liberiamocene per prime.
Legge di Carlson - L’ha codificata uno psicoterapeuta statunitense e sancisce che svolgere un’attività in maniera continuativa richiede meno tempo che suddividerla in più momenti. Ottava regola: sforziamoci di portare a termine ciò che iniziamo. Una pausa può ricaricarci ma un rinvio per riprendere chissà quando ci farà perdere un sacco di tempo per raccapezzarsi.
Sindrome di Atlante - Richiama il personaggio mitologico che si caricava il peso del mondo sulle sue spalle. È tipica di chi vuol fare tutto lui. Nona regola: nutriamo più fiducia in chi ci sta intorno, laddove è possibile responsabilizziamolo delegando.
Legge di Pareto - Secondo l’economista franco-italiano vissuto nel secolo scorso, l’80% dei risultati che si ottengono dipendono da un 20% del nostro tempo e da un 20% delle cose fatte. Decima regola: per quanto possiamo essere oberati, solamente se ritagliamo del tempo anche per cose veramente importanti potremo avere grandi risultati.