Venerdì 24 Maggio 2024
SOFIA SPAGNOLI
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Scrivere una email di lavoro perfetta? Ecco le regole per non sbagliare

Non sempre è facile comprendere quale sia il linguaggio corretto da impiegare: un vademecum per spedire un messaggio chiaro ed esaustivo

Come scrivere una email perfetta: le regole

Come scrivere una email perfetta: le regole

Che siano pubblicità o messaggi inviati dal proprio capo o amici, ogni giorno riceviamo decine di email, che con la comodità di un click possiamo leggere, cestinare e inoltrare. Ma meno rapida può essere talvolta la loro stesura, specie se l’email che si sta scrivendo deve essere inviata a persone che non si conoscono o a cui si porta un certo rispetto. Infatti, immersi in un mondo in cui la comunicazione è no stop, a volte può risultare difficile comprendere quale sia il linguaggio da impiegare in relazione al canale che si sta utilizzando. Ecco, allora, qui alcune regole da seguire per scrivere un email formale perfetta, che risulti diretta, chiara ed esaustiva agli occhi del destinatario.

Il destinatario: A, Cc e Ccn

Il  primo punto da cui iniziare è scegliere il destinatario dell’email. Se la si vuole mandare a una sola persona basterà inserire la sua email personale nella voce “A:”. Se il messaggio è rivolto a più destinatari, si può inserire il loro contatto nella sezione “CC”, ossia Copia Conoscenza: serve per indicare che l’email sarà inviata anche ad altri utenti, il cui contatto sarà visibile al primo. I destinatari presenti nel campo CC della posta elettronica, riceveranno la mail indicata come non destinata direttamente a loro, a sottolineare che il mittente vuole sono mantenerli aggiornati su un determinato argomento, per tenere traccia della conversazione. Se invece, si vuole inviare un’email ad altri utenti senza che il destinatario ne sia esplicitamente conscio, è necessario inserire l’email personale del destinatario nascosto in Ccn: letteralmente, Copia Carbone Nascosta.

L’oggetto

L’oggetto è un contenuto breve, una sorta di etichetta, che precede il messaggio. Si tratta di uno degli elementi più importanti, poiché influenza il tasso di apertura delle email, essendo la prima cosa che vedrà il nostro destinatario. Per arrivare dritti al nostro destinatario l’oggetto deve essere chiaro, esaustivo e accattivante. Deve contenere le parole chiavi di ciò di cui si parlerà nell’email. Non esiste un numero minimo o massimo da utilizzare, ma è bene contenere i caratteri tra i 50 e 70 caratteri. Meglio evitare le parole spam, ossia termini che mettono in allerta i Provider di posta, come "gratis", "free", "offerta". Tendenzialmente, le email con un oggetto contenente queste parole vengono scambiate come pericolose, e vengono automaticamente spostate nella sezione spam. Può essere utile inserire le Power Words, ossia parole capaci di instillare nel lettore un senso d'urgenza, di curiosità o felicità, spingendolo ad aprire la comunicazione.

Il saluto di circostanza

Dal momento che non si ha un rapporto confidenziale con il destinatario a cui si sta scrivendo, è bene iniziare con un saluto di circostanza, composto generalmente da un aggettivo di circostanza, dal titolo della persona a cui ci si sta rivolgendo e dal suo cognome. Alcuni esempi possono essere "Spettabile Sig. Rossi" o "Gent.ma (gentilissima) Dott.ssa Tovagliari" o "Egregio Prof. Verdi".

Il corpo del testo

A questo punto ci si può concentrare sulla stesura dell’email e per farlo è necessario avere ben chiaro il contenuto da comunicare. Sapere cosa si ha da dire non significa solo conoscere l’argomento generale da trasmettere, ma individuare sin da subito le informazioni principali che andranno inserite già all’inizio dell’email. Quando ci si trova a comunicare con una persona che non si conosce è sempre bene iniziare l’email presentandosi e dandole sempre del "lei". È sufficiente dire chi siamo, cosa facciamo e il motivo per cui abbiamo deciso di metterci in contattato con il destinatario. Potremo quindi usare forme come "la contatto per", "le scrivo per chiederle". Nel corpo del testo è bene essere sintetici e d’effetto: l’email deve essere organizzata secondo un ordine logico e cronologico. Se il testo è eccessivamente lungo e ricco di informazioni è bene dedicare due righe conclusive a un riepilogo che possa confermare al lettore di aver capito tutto e di non essersi perso nessun punto importante. Ma in generale, ripaga sempre la massima "less is more". Importante ricordarsi di non cadere in brutti errori grammaticali, sintattici o di punteggiatura: meglio rileggere il testo qualche volta in più per avere la certezza di averlo scritto bene, prima di procedere all’invio. Infine, se si intende aggiungere allegati, è sempre buona educazione segnalarlo.

Conclusione: i saluti

Un email si conclude sempre con un saluto, che deve essere breve ed educato. Si potrà usare la forma "Cordiali saluti", altrimenti se si resta in attesa di novità da parte del destinatario, si potrà aggiungere "resto in attesa di sue disposizioni". Prima di concludere il testo, è buona norma firmare l’email a proprio nome. La firma può essere semplice, solo con nome e cognome, o completa, quando a nome e cognome si aggiungono informazioni di contatto.