Smart Working, condivisione dello schermo: quando è indispensabile

E' uno strumento fondamentale durante le videochiamate, ma quando è davvero indispensabile?

Condivisione schermo quando è utile? (Foto d'archivio)

Condivisione schermo quando è utile? (Foto d'archivio)

Durante gli incontri d’affari “dal vivo” non è raro che uno dei partecipanti proietti, ad esempio, una presentazione PowerPoint, una tabella Excel o un altro tipo di documento per discuterne con gli altri partecipanti durante la riunione. Ma dove sta scritto che ciò non può accadere anche durante una riunione online? Soprattutto per i manager e i responsabili, controllare il progresso di un lavoro o l’attività di un collega: ecco che entra in gioco la funzione di molti programmi di condivisione dello schermo.

Programmi per condividere schermo

Tra i numerosi programmi che supportano la funzionalità di condivisione schermo si trova:

  • TeamViewer, che grazie alla funzione “Screen sharing” dà la possibilità ai propri utenti di condividere il contenuto dello schermo, come per esempio una presentazione, con altre persone. Gli altri partecipanti possono visualizzare le finestre che vengono condivise dal proprio computer, ma, a differenza dell’accesso remoto, non possono accedervi;
  • Skype è sicuramente uno dei software più noti per le videoconferenze di lavoro. All’interno di questo programma è possibile condividere lo schermo del proprio computer. Infatti, capita spesso che nel corso di una videoconferenza o una presentazione di lavoro, si abbia la necessità di mostrare a schermo il documento di cui si sta parlando. Questo accade quando più team, lavorando a distanza, devono prendere visione di un file Excel, di un brief scritto in Word, di slide preparate in Powerpoint ecc. Skype assolve ottimamente alla funzione di sharing dello schermo permettendo di scegliere anche quale finestra o documento aperto sul proprio PC mostrare all’altro interlocutore o al gruppo di persone che sta partecipando alla videoconferenza;
  • us è un altro valido programma che consente di condividere le finestre del proprio computer. Questo software in versione free permette all’utente di effettuare chiamate o videochiamate tramite Internet di 30 minuti (sottoscrivendo l’abbonamento non ci saranno invece limiti di durata).

L’utilizzo di Zoom.us è molto semplice e intuitivo. Se non si è registrati bisognerà, innanzitutto, andare sul sito del produttore per scaricare il software o l’applicazione di Zoom. Se si accede per la prima volta vi sarà chiesto di registrarvi indicando i vostri dati oppure eseguendo la registrazione veloce tramite Gmail o Facebook

Condividere schermo in sicurezza

Per evitare di incappare in rischi che si potrebbero incontrare durante la condivisione del proprio schermo è importante prestare attenzione ad alcuni aspetti fondamentali. Innanzitutto, è necessario assicurarsi che l’applicazione o il servizio che si sta usando sia quello ufficiale e originale e non una versione modificata da eventuali hacker. È consigliato tenere sempre aggiornato l’antivirus e assicurarsi che sia attivo durante la videochiamata: se per caso dovesse arrivare un attacco rivolto al PC durante il collegamento, è probabile che esso venga bloccato da un buon software di sicurezza.

Per finire, è preferibile scegliere un collegamento internet che si basa su una rete privata virtuale: la VPN offre sempre uno strato di sicurezza in più, rendendo anonimo il PC e schermandolo da eventuali attacchi. Così facendo la connessione passa sempre da un server remoto con crittografia e vari sistemi di sicurezza attivi.